ASPM Energia S.r.l. (in seguito la “Società” o “ASPM”) ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing, consultabile qui sotto in calce – disciplinato dalla Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing – che prevede specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, aventi ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo adottato dalla Società, di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
I canali adottati garantiscono la riservatezza dell’identità dei segnalanti, delle altre persone coinvolte e delle persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione.
Si invitano tutti i dipendenti e collaboratori della Società nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con la Società a segnalare qualsiasi violazione rilevante ai fini della Procedura di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con la Società.
Non saranno in alcun modo prese in considerazione le Segnalazioni non rientranti nello scopo e nell’oggetto della procedura whistleblowing e, in particolare:
– le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
– le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto.
– le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.
Allo stesso modo, restano esclusi dall’ambito di applicazione della presente procedura gli eventuali reclami connessi a disservizi relativi alle prestazioni erogate dalla Società.

I canali di comunicazione e l’oggetto delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere inviate attraverso i seguenti canali:
• mediante la posta cartacea presso l’Organismo di Vigilanza di ASPM in persona dell’Avv. Andrea Barontini con studio in Genova, Via Ceccardi 4/22. È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (salvo si tratti di segnalazione anonima); la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore Segnalazioni”.
• in forma orale al numero 800 29 24 33 registrando un messaggio vocale.
• in forma orale chiedendo un incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza di ASPM via e-mail all’indirizzo di posta elettronica odv@aspmenergia.com. L’incontro è fissato entro il termine di 15 ed il contenuto dello stesso è documentato, previo consenso del Segnalante, mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto ovvero mediante redazione di apposito verbale sottoscritto dal Gestore delle Segnalazioni e dal Segnalante.
La segnalazione può avere ad oggetto le violazioni di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, in particolare condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo adottato dalla Società.

Garanzia di anonimato e divieto di atti di ritorsione

La Società garantisce la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.
I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.
Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.
Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.

Soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni

La gestione dei canali di segnalazione è affidata al Gestore delle Segnalazioni individuato nell’Organismo di Vigilanza di ASPM.

Tempistiche di riscontro

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.
Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione.

Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni

Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.

Documenti implementati dalla Società

Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, la Società ha adottato la seguente documentazione:
– Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati del segnalante (Informativa segnalante);
– Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati della persona oggetto delle segnalazioni (Informativa persona coinvolta);
– Valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR avente ad oggetto le operazioni di trattamento dati connesse alla gestione dei canali di segnalazione in uso
– Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
La Società ha provveduto a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.